若要從 DRPT 請求記錄，您可以將請求傳送至：
安德魯
·賴特 600 東大街，維吉
尼亞州里士滿套房 2102 23219
804-241-0301
傳真：804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov
您也可以聯絡她詢問有關向 DRPT 索取記錄的問題。此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您有關 FOIA 的任何問題。議會可以透過電郵 foiacouncil@leg.state.va.us 或電話號碼 804-698-1810 或 1-866-448-4100 聯絡。弗吉尼亞州信息自由諮詢委員會託管的在線公共評論表格可以在 http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20 letters/welcome.htm 找到。
權利和責任：
- 請求者的權利以及弗吉尼亞州鐵路和公共交通部根據弗吉尼亞州信息自由法案下的責任。維吉尼亞州資訊自由法案 (FOIA)，位於 § 2 。 2 - 3700等。弗吉尼亞法案的後續條，保證聯邦公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。
- 公共記錄是指任何由公共機構或其人員、僱員或代理人在公營業務交易中擬備或擁有或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、音頻或視頻錄製或任何其他格式的書面或錄音（無論是紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式）。所有公開記錄均被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。DRPT 保存與聯邦運營的某些鐵路和交通項目和計劃相關的公共記錄。
- FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是促進所有人對政府活動的認識提高。為進一步推進此政策， FOIA 要求對法律進行寬泛的解釋，以支援查閱，而對允許保留公共記錄的任何豁免則必須進行狹義的解釋。
您的FOIA權利：
- 您有權要求檢查或接收 DRPT 所擁有的公共記錄的副本，或兩者兼而有之。
- 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
- 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地方法院或巡迴法院提出請願，要求強制遵守 FOIA。
向 DRPT 請求記錄：
- 您可以透過美國郵件、傳真、電子郵件、親自或電話索取記錄。FOIA 不要求您的請求以書面形式提供，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。
- 從實際角度來看，您和收到要求的人可能會有助於書面提出要求。這可讓您建立請求的記錄。它還為我們提供了清楚地說明您要求的記錄，以免對口頭請求而不會有誤解。但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
- 您的請求必須以「合理的具體性」識別您要尋找的記錄。這是一個常識標準。它並不涉及或限制您所要求的記錄的數量或數目；相反地，它要求您提供足夠具體的資訊，以便我們能夠識別和找出您所尋求的記錄。
- 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出關於機構工作的一般問題的情況，也不要求 DRPT 創建一個不存在的記錄。
- 您可以選擇接收 DRPT 在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
- 我們以書面通知您，請求的記錄無法找到或不存在（我們沒有您想要的記錄）。但是，如果我們知道另一個公共機構擁有所要求的記錄，我們必須在我們對您的回應中包括其他公共機構的聯繫信息。
- 如果我們對您的要求有疑問，請配合 DRPT 工作人員的努力，澄清您所尋求的記錄類型，或嘗試就對大型請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。
DRPT 在回應您的請求時的責任：
- DRPT 必須在收到您的請求後五個工作天內回應。"第一天」被視為收到您請求的次日。五天期間不包括週末或假日。
- 您要求從 DRPT 公開記錄的原因無關，我們無法在回應您的請求之前詢問您為什麼需要記錄。然而，FOIA 允許 DRPT 要求您提供您的姓名和法定地址。
- FOIA 要求 DRPT 在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：
- 我們將完整地提供您所要求的記錄。
- 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆文必須確定被隱藏的記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
- 我們提供您所要求的部分記錄，但保留其他記錄。如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。在此情況下，我們可能會編輯可能需要保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。我們必須向您提供書面回覆，說明《維吉尼亞州法典》中允許保留所要求記錄部分的具體條款。
- 如果 DRPT 實際上不可能在五天期限內回覆您的請求，我們必須以書面形式說明，並解釋導致無法回覆的情況。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
- 如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出更多時間來回應您的請求。然而， FOIA要求我們在向法院要求更多時間之前，盡合理努力與您就製作或記錄達成協議。
弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。DRPT 通常會保留記錄，但以下情況除外：
- 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法典的 (1))
- 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1(3))
- 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6))
- 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1(12))
與FOIA請求相關的費用
公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋所要求的記錄所產生的實際成本，並須盡一切合理努力以最低成本提供要求的記錄。任何公共機構不得徵收任何外來費用、中介或過剩的費用或開支，以彌償與建立或保存記錄或交易公共機構的一般業務相關的一般費用。公共機構收取的任何複製費用不得超過複製的實際費用。公共機構在進行查詢紀錄之前，須以書面通知申請人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求記錄所產生的實際費用，並向請求人查詢他是否希望在提供 2 § F 款所述的要求記錄之前要求估算成本。弗吉尼亞代碼的 2-3704。
當資訊自由法請求有利於公眾利益，並且只需要最少和/或合理的員工時間和影印費用時，應該免費回覆該請求。
您可能需要為從 DRPT 請求的記錄付費。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。
如果我們估計回應您的要求將花費超過 $ 200，我們可能會要求您在繼續申請之前支付押金，不超過估算金額。我們必須回應您的請求的五天，不包括我們要求存款和您回覆之間的時間。
DRPT 根據以下準則評估費用：
- 如果 FOIA 請求需要大約兩個小時或更長時間的工作人員時間，則評估費用將根據搜尋、檢索和編輯記錄的實際成本計算。搜尋、檢索或編輯紀錄的費用不得超過合理能夠回應該要求的最低薪僱員的按比例計算時薪或小時工資。
- 員工的按比例時薪是通過將該員工的工資除以 1、950 小時（如果是兼職），並將該數字乘以搜尋、檢索和編輯請求記錄所需的記錄所需的小時數來決定。
- 範例：如果提供記錄需要每年薪為 $ 50, 000 的員工四小時才能搜尋、擷取和編輯請求的記錄，則相關費用將為 $ 102。56(50, 000.00/1, 950X 4)，加上影印、郵費、傳真及/或電子存儲設備的任何費用。
- 如果 FOIA 要求要求影印100頁或更多正反面列印的文件，則超過100頁的每頁將以10美分計算費用。
- 如果 FOIA 請求需要郵寄、傳真或電子資料儲存裝置（例如拇指驅動器），則費用將是與流程或裝置相關的實際成本。
- 影印、員工及行政時間以及郵費、傳真或電子儲存裝置的費用將另行計算，並將會累計。
- 在確定是否需要收費以及計算所需金額時，來自同一個人或組織的一個或多個相關的 FOIA 請求將被視為單一請求。
- 除非確定知識豐富的員工將需要大量時間來與申請人檢閱文件，否則通常不會收取費用，否則無法收取任何費用。
- 任何提出 FOIA 請求的個人都將被告知，DRPT 可能會收取合理費用，但不得超過其回應請求所產生的實際成本，並會詢問請求者是否希望請求成本估算。如果需要，DRPT 將提供成本估算。
- 您可以要求我們提前估算提供您要求的記錄的費用。這可讓您預先了解任何成本，或讓您有機會修改您的請求，以嘗試降低估計成本。在 DRPT 回應您已要求提供成本估算的 FOIA 請求之前，您必須向 DRPT 提供回复，確認您願意支付 DRPT 處理該請求的費用。DRPT 的回應截止日期將根據您同意支付估計費用的時間延長。如果估計成本大於實際成本，則只會向您收取實際成本。
- 如果您因先前的 FOIA 請求而欠我們錢，且該款項已超過30天未付款，DRPT 可能會要求您先支付逾期帳單，然後才會回覆您的新的 FOIA 請求。
- FOIA 請求的付款應支付給維吉尼亞州鐵路和公共交通部。與 FOIA 請求相關的支票和匯票應轉發至 DRPT 的行政部門，並應參考與付款相關的 FOIA 請求。付款將存入並記入提供資訊以回應 FOIA 請求的部門或辦公室。
- 對外事務及戰略倡議處長可以裁定豁免或徵收費用。